Anregungen für erfolgreiche Online-Workshops
In den letzten Tagen hat sich die Arbeitssituation für viele grundlegend verändert: Home-Office und Online-Meetings zwingen viele Menschen sich mit neuen Tools und Technologien auseinander zu setzen und stellen unser Kommunikationsverhalten auf den Kopf.
Bei IMARK beschäftigen wir uns schon länger mit virtuellen Alternativen zu persönlichen Meetings, Workshops und Lehrveranstaltungen – aus ökologischen und Effizienzüberlegungen. Vor allem bei Workshops wurden unsere virtuellen Angebote bisher nicht sehr intensiv genutzt. Aber die Alternativen, die gegeneinander abgewogen wurden, waren ja auch immer „persönlich oder virtuell“. Wenn es aber heißt: „virtuell oder gar nicht?“, gewinnt die Online-Option an Charme.
Wir glauben: in der Online-Moderation stecken große Potenziale und im Moment haben wir alle die Chance, Dinge auszuprobieren und gemeinsam zu lernen. Wir machen hier den ersten Schritt im Sinne von „shared learning“ und teilen unsere bisherigen Erfahrungen in der Moderation von Online-Meetings:
1. Eine gute Arbeitsatmosphäre schaffen
Jeder professionell gestaltete Workshop sieht zu Beginn ein Zeitfenster vor, in dem die Teilnehmer Gelegenheit haben sich einzufinden und sich auf das Thema und die Aufgabe einzustellen. Bei Meetings ohne externen Moderator gibt es vielleicht kein vorgesehenes Zeitfenster dafür, aber durch die persönliche Interaktion der Teilnehmer bei Ankunft im Seminarraum passiert das sehr oft von alleine. Den Teilnehmern Gelegenheit zu geben sich aufeinander und auf das Thema einzustellen ist auch bei Online-Meetings unerlässlich. Unserer Erfahrung nach sind zumindest 10 Minuten Zeit für einen Check-In bei Online-Workshops wichtig und sehr gut investierte Zeit. Ein get-together funktioniert im Netz allerdings nicht informell, sondern bedarf einer gezielten Steuerung durch einen Moderator.
2. Moderationsrolle klären und kommunizieren
Kein Workshop kommt ohne eine Person aus, die den Prozess steuert – wobei das nicht unbedingt eine klar definierte Rolle oder gar eine externe Person sein muss. Während in persönlichen Meetings vielleicht spontan jemand das Heft in die Hand nimmt, passiert das in virtuellen Meetings mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht. Umso wichtiger ist es, die Moderationsrolle vorher zu klären und den Teilnehmern zu kommunizieren.
3. Für ein gemeinsames Bild bei allen Teilnehmern sorgen
Was wäre ein Workshop ohne Flipcharts und Pinnwände, um das Diskutierte und Vereinbarte festzuhalten, auf den Punkt zu bringen und zu erinnern? (mehr über die Bedeutung der Visualisierung in der Moderation finden Sie hier).
Neben Bildschirm-Sharing sehen einige Anbieter von Meeting Software auch virtuelle Flipcharts vor und mit iPad und Stift lassen sich auch virtuelle Meetings sehr gut visuell begleiten. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass die visuelle Prozessbegleitung (Visual Facilitation) in diesen Meetings einen noch größeren Einfluss auf die Effizienz der Diskussionen hat als bei klassischen Workshops.
4. Organisatorische Rahmenbedingungen klären und neue Freiheiten nutzen
Die Einigung auf bzw. Präsentation von Agenda und Rahmenbedingungen ist in Präsenzmeetings völlig selbstverständlich, wird online aber oft vergessen. In der Planung von Online-Workshops muss außerdem berücksichtigt werden, dass es online viel schwerer ist, die Energie einer Gruppe über einen längeren Zeitraum aufrecht zu halten. Also mehr Pausen und insgesamt weniger lange Workshops planen. Das Schöne daran: Eine kürzere Workshop Dauer kann sich sehr positiv auf Arbeitseffizienz, Terminfindung und Ergebnis auswirken, wie einer unserer Teilnehmer vor kurzem beobachtete: „Natürlich wäre es viel produktiver, wenn wir nicht alles in 2 Tagen durchprügeln müssten und mehr Zeit dazwischen hätten zum Reflektieren. Und wir würden auch viel leichter Termine für Halbtags finden. Aber wenn schon extra jeder anreist, wird natürlich so lange und intensiv wie möglich gearbeitet.“
Hier gilt es zu berücksichtigen, dass sich natürlich nicht jedes Thema zum „Kleinteilen“ eignet – aber es tun sich neue Gestaltungsspielräume auf, die es zu nutzen gilt, wenn thematisch nichts dagegenspricht.
5. Sich nie in Sicherheit wiegen was das technische Equipment betrifft
Auch wenn die genutzten Systeme und Tools etabliert und die Nutzer erfahren sind, ein kurzer Check, ob nicht doch letztes Mal jemand die Lautsprecher umgesteckt hat oder das Headset gerade mit einem anderen Gerät verbunden ist, macht immer Sinn. Wartezeiten und Chaos schon zu Beginn sind online nicht weniger störend als im Seminarraum und beeinträchtigen das ganze Meeting. Wie oft haben wir schließlich schon recht behalten, wenn wir uns dachten: Na, das fängt ja schon gut an! Hier kann eine kurze, aber doch wirkungsvolle Checkliste helfen, alle Teilnehmer technisch gut auf das Meeting und den Gebrauch der Technik vorzubereiten.
Einige Beispiele:
• Internetverbindung und Software getestet?
• Kamera eingeschaltet?
• Alle Geräte an Stromkabel angeschlossen?
• Headset verbunden?
• Mikro ausgeschaltet, wenn Du nicht sprichst?
• Café und Getränke griffbereit?
• Handy und Chatprogramme aus bzw. stumm?
6. Die richtigen Fragen stellen
Nicht jeder Arbeitsauftrag, jede Gruppenarbeit und Fragestellung, die in einem klassischen Workshop zur Anwendung kommen, eignen sich auch für Online-Workshops. Der Gesprächsfluss, Interaktion und Diskussion fallen schwerer als in Präsenz-Meetings. Ist die Diskussion erst einmal im Gange, fehlen nonverbalen Signale, die normalerweise helfen ein wildes Durcheinander zu verhindern. In einigen Quellen findet man deshalb so extreme Empfehlungen wie „stelle geschlossene Fragen“. Dem möchten wir uns natürlich nicht anschließen – ohne offene Fragen keine Diskussion und damit keine Entwicklung eines geteilten Vorstellungsbilds. Hier sind wir leider an einem Punkt angelangt, wo es unserer Erfahrung nach keine Generalaussagen mehr gibt. Die „richtigen“ Fragen hängen online wie offline von der spezifischen Zielsetzung, dem Thema und den Rahmenbedingungen ab.
Gerne tauschen wir uns mit Ihnen dazu aus und unterstützen Sie in der Gestaltung und Moderation von Online-Meetings.
